Case studies / Szkolenia

Case study

Faktury ze szkoleń wystawiają się same

Klient: firma szkoleniowa, kilkanaście osób przy zamówieniach · Pakiet: X · Czas: 12 lat stałej współpracy (od 2014)

Problem

Handlowcy siedzą przy jednej liście: kto się zapisał, kto wpłacił zaliczkę, komu wystawić fakturę. W ciągu dnia na liście pojawia się kilkadziesiąt pozycji — bywa, że sto pięćdziesiąt. Siedem–osiem osób naraz patrzy, co wpadło.

Faktury, proformy i zaliczki trzeba było wystawiać ręcznie, pozycja po pozycji.

Co zrobiliśmy

Jesteśmy przy tym systemie od 2014. Nie jako jednorazowy projekt — jako stały zespół. Najpierw faktury z zaznaczonych pozycji zaczęły wystawiać się same. Potem to samo z proformami i zaliczkami.

Gdy ktoś złoży zamówienie, lista miga — widać, że jest nowe. Faktury idą też do urzędu. Klient pisze na dedykowanym czacie SQX, ogląda wersję do kliknięcia, decyduje — i włączamy zmianę dla wszystkich.

Efekt

• 12 lat jednego zespołu przy jednym systemie (od 2014 do dziś)
• 2 666 spraw i 7 750 godzin rozwoju — zamiast co kilka lat kupować „nowy system od zera”
• faktury, proformy i zaliczki z listy uczestników: jednym zaznaczeniem, nie ręcznie po kolei
• 7–8 osób przy liście zamówień od razu widzi, że wpadło nowe